Assinatura eletrônica: como o paciente assina documentos pelo celular

Com o módulo Assinaturas, o paciente assina contratos, termos de consentimento, o aceite do orçamento e o termo dos procedimentos pelo celular, sem imprimir nada. No fim, todos recebem a via assinada e um certificado com as evidências da assinatura.

1. Crie seus modelos

Em Assinaturas > Modelos, clique em Novo modelo ou importe um documento que você já usa em Administrativo > Documentos. As variáveis ficam em grupos (Cliente, Clínica, Procedimentos...): clique no grupo para abrir e na variável, como {{cliente.nome}}, para colocar o dado no texto.

Os tipos Termo de execução de procedimentos e Aceite de orçamento são usados sozinhos quando você pede a assinatura pela ficha. Se você não criar esses modelos, o sistema usa um texto padrão.

2. Envie um documento

Em Assinaturas > Documentos, clique em Novo documento:

1. Dê um título e escolha a origem: um Modelo, um PDF pronto ou Texto livre.
2. Em Cliente vinculado, busque o paciente. Ele já entra como signatário.
3. Em Signatários, acrescente quem mais assina: o dentista, um responsável ou uma testemunha.
4. Clique em Salvar e enviar convites para mandar o link por e-mail ou WhatsApp, ou em Salvar e gerar para entregar o link você mesmo ou colher a assinatura na clínica.

Quem assina precisa ter e-mail ou WhatsApp cadastrado: é para lá que vai o código que confirma a assinatura, mesmo quando ela é feita na clínica. Depois de gerado, o documento não pode mais ser editado.

3. Ou peça direto pela ficha do paciente

• Orçamento: botão Assinatura, para o paciente aceitar o orçamento inteiro ou só alguns procedimentos.
• Procedimentos realizados: em Evoluções, botão Assinatura. Marque os procedimentos que entram no termo.
• Documento emitido na ficha: botão Preparar assinatura.

O sistema monta o texto e abre o documento para você revisar e enviar.

4. Acompanhe as assinaturas

Em Assinaturas > Documentos, abra o documento para ver quem já assinou. Para quem falta:

• Reenviar: manda o convite de novo.
• Copiar link: mostra a mensagem com o link para você mandar pelo WhatsApp da clínica.
• Presencial: mostra um QR Code para o paciente assinar no tablet ou celular da clínica. Vale por 15 minutos.

Cada link novo substitui o anterior. Se o paciente disser que o link não funciona, mande o mais recente.

5. O que o paciente vê

Ele abre o link, lê o documento, desenha a assinatura com o dedo e confirma com um código de 6 dígitos que chega por e-mail ou WhatsApp. O código vale por 5 minutos, e ele pode pedir outro depois de 1 minuto.

6. Documento assinado

Quando todos assinam, cada um recebe por e-mail a via assinada e o certificado com as evidências: data e hora, IP, dispositivo e a confirmação por código. Na tela do documento você baixa os mesmos arquivos. Pelo QR Code do certificado, qualquer pessoa confere se o documento é autêntico e não foi alterado.

O paciente não precisa de certificado digital. Se algum documento da sua clínica exigir assinatura com certificado ICP-Brasil, confirme com o seu advogado.

Ficou alguma dúvida? Fale com a gente pelo menu Ajuda do sistema.